Problemas comunes que tienen las personas para administrar el tiempo

• La escasez del tiempo generalmente resulta de una mala administración o una carga de trabajo mal planeada y distribuida.
• Es frecuente que se trata de hacer demasiado en un tiempo muy corto perdiendo muchas veces la calidad.
• Algunas personas no saben decir “no” a las distracciones externas.
• Se establecen metas diarias muy por encima de la capacidad real de poder cumplirlas por una mala planeación.
• No se preocupan por registrar los compromisos y actividades a los que se comprometen, lo que impide administrar eficientemente el tiempo.
• Llegan tarde a las reuniones y en situaciones adversas puede producir crisis innecesarias.
• Trabajan siempre con base a la improvisación diaria o como se presenten las cosas, no permite aprovechar o planear la utilización del tiempo.
• Confunden prioridades.
• No usan agenda y se les olvidan las cosas, realizan actividades y acciones en el orden incorrecto, llegan tarde o no acuden a sus compromisos, entre otros.
• La falta de la planeación del tiempo, en muchos casos, limita la posibilidad de generar alternativas de soluciones factibles y la posibilidad de seleccionar la vía de acción más efectiva.

Puntualidad

• Muchas personas tiene la costumbre de llegar tarde a sus citas y generalmente están catalogados por sus amigos y conocidos como impuntuales, lo que causa una mala imagen de la persona ante los demás.
• Cuando alguien llega con mucho retraso a una cita la persona que está esperando puede estar irritada o molesta por el tiempo excesivo de espera y cambia su actitud lo que puede afectar los resultados de una cita o reunión.
• No es lo mismo encontrar a una persona o un cliente relajado y con buena actitud a una persona tensa y molesta por la falta de puntualidad.

Reglas para administrar el tiempo en reuniones

• Coordinar con los asistentes el horario y lugar más conveniente para la reunión.
• Solicitar a todos que asistan puntualmente.
• Tener una agenda de trabajo organizada.
• Establecer el horario de apertura y cierre de la reunión.
• Establecer recesos de 15 minutos cuando las reuniones rebasen las 2 horas.
• Solicitar a los participantes que traigan a la reunión propuestas listas para exponer.
• Asignar tiempo límite a cada tema de la orden del día.
• Moderar las participaciones para que no se extiendan del tiempo establecido.
• Expresar de forma clara, precisa y oportuna las ideas.
• Levantar una minuta y entregar a los participantes las conclusiones y compromisos al siguiente día de la reunión.

Es importante tener presente que la capacidad de atención e interés de las personas en una reunión generalmente disminuye a medida que pasa el tiempo.

Reglas para administrar el tiempo en las comidas de negocios

• Determinar los temas a tratar y la prelación de estos.
• Evitar contestar los teléfonos y mandar o leer mensajes.
• Una vez cumplidos los objetivos a tratar proponga sutilmente terminar la reunión.
• Elaborar una minuta de la reunión y mandársela a los participantes.

Reglas para administrar el tiempo en los viajes de negocios

• Determinar, organizar y analizar los documentos necesarios para trabajar en las reuniones que se tengan programadas.
• Tener por escrito una lista de los pendientes por resolver, nuevas estrategias y proyectos e ideas innovadoras.
• Documentar las conclusiones y compromisos de las reuniones que se realicen durante el viaje.
• Establecer un método de seguimiento de los compromisos contraídos.
• Buscar tiempo para contestar los correos electrónicos y atender las redes sociales.

Consejos para administrar la agenda

• Utilizar los últimos 20 minutos en la oficina para planear y ajustar la agenda del día siguiente.
• Planear cómo se piensa utilizar el tiempo en el día, en la semana o en el mes para no establecer metas irreales.
• Dividir las actividades en categorías como: llamadas, juntas, reuniones y visitas programadas e imprevistas, trabajo administrativo y operativo, viajes, desayunos, comidas, descansos, vacaciones, actividades familiares y personales.

Administrar el tiempo eficazmente, es un “Don”, que se puede desarrollar por la mayoría de las personas que se lo propongan. Hay que evitar dedicar demasiado tiempo a las cosas que no son importantes. El tiempo es demasiado caro y limitado para desperdiciarlo.

La diferencia entre las personas que son eficientes, eficaces, productivas y están satisfechas y las que no, es la forma en que administran, utilizan y disfrutan de su tiempo.

“El que no tiene capacidad de administrar el tiempo no es capaz de administrar nada”.

Conoce más en: http://www.coachpepevillacis.com/administracion-del-tiempo-enfoque-siglo-xxi-parte-2-de-2/