Los primeros pasos con tu Asistente Virtual

Claves para aprender a organizarte y delegar tareas.

Bien, ya decidiste contratar a una Asistente Virtual, la elegiste y estás ansioso por empezar. Pero, surgen varias inquietudes: ¿por donde arrancar? ¿Cuál es la manera de organizarse? ¿Cómo empezar a delegar tareas?

Uno a uno, iremos analizando los pasos a seguir, en una etapa tan importante para tu negocio.

Paso 1: detectar las tareas a delegar

En el post anterior Los 5 Temores más frecuentes a la hora de contratar una Asistente Virtual y Cómo Superarlos vimos que este suele ser el primer obstáculo: no saber qué tareas comenzar a delegar. También vimos algunas sugerencias que voy a repetir aquí:

• Haz un registro de todo lo que realices durante el día. Así, tomarás conciencia del tiempo que inviertes en cada cosa. Sabrás cuáles son las tareas prioritarias y cuáles puedes delegar.

• Las tareas prioritarias son las que te acercan más rápido a las metas que harán crecer tu negocio. Por ejemplo, si quisieras lanzar un producto digital o un curso para dar a través de Internet, esa va a ser tu prioridad número uno. Cuanto más tiempo dediques a ese proyecto, más rápido podrás lanzarlo.

• Ahora, ¿quien se encarga del resto de las cosas que hay que seguir haciendo? Eso es lo que vas a consultar con tu VA y juntos definirán qué tareas delegarle a ella. Con suerte ella podrá hacer todo, y otras veces también puedas llegar a necesitar a alguien más cuando haya que hacer un trabajito más ‘ técnico’ . La buena noticia es que no serás tú quien deba coordinar esos trabajos, sino que ahora podrás centralizar todo en tu VA y ella se ocupará del seguimiento, los emails, etc etc.

Paso 2: entrenar

Partimos de la base de que elegiste a una buena Asistente virtual, certificada, que tiene experiencia y a la que no hay que entrenar demasiado.

Pero, tal como vimos en el post anterior hay casos en los que debes comentarle algún proceso típico del negocio o explicarle cosas que ella no sepa hacer. Tal vez alguna aplicación online que utilizas en tu negocio y que tu VA nunca usó. Aunque una VA está acostumbrada a utilizar aplicaciones online, cada una tiene sus particularidades y tal vez sea apropiado dedicarle unos minutos a explicarle algunas cosas para ahorrar tiempo.

Si no tienes ganas de escribir un libro con las instrucciones te presento algunas maneras de ahorrar tiempo y ganar en comodidad a la hora de explicarle estas cosas a tu VA:

• Hacer videos. Este ya lo vimos en el post anterior y lo vuelvo a incluir aquí porque es una estrategia super cómoda y divertida de entrenar a tu equipo virtual, a la vez que realizas la tarea que quieres delegar. También verás que lo vas a querer usar de ahora en más para explicarle a alguien algo que no tienes ganas de hacer por escrito (le vas a hacer videitos a tu madre para explicarle cómo abrir su cuenta en Facebook o a tus abuelos en España cómo descargar el Skype y usarlo para que puedan charlar gratis )

  Entonces, puedes aprovechar para grabar un video mientras estás haciendo la actividad que deseas delegar. Existen herramientas fáciles y gratuitas para generar videos tutoriales, como Jing Proyect.com. Permite grabar y compartir en dos pasos sencillos, videos cortos de 5 minutos.

• Hacer notas de voz. Se realizan con la grabadora de sonidos del Windows o con las aplicaciones de notas de voz del Iphone, el Ipod, el BlackBerry o, incluso, los celulares. Las mandas por email a tu Asistente y, así, ahorras el tiempo que llevaría escribir todas las indicaciones.
• Una reunión virtual en una sala de conferencias online o Skype: Ahora Skype te permite compartir tu pantalla, es decir que puedes mostrarle a tu VA todo lo que estás haciendo y explicarle, por ejemplo, cómo se usa la aplicación online que venías manejando tú solo hasta ahora.

Paso 3: empezar de a poco

• 1 ó 2 tareas. Lo ideal es, al principio, delegar a tu Asistente Virtual una o dos tareas, para poder ver cómo responde y su capacidad para adaptarse.

• Agregar un poco. La delegación debe ser paulatina, para que tú también te vayas acostumbrando a delegar.

• Compartir cada vez más. De a poco, la Asistente Virtual se irá convirtiendo en tu mano derecha. Para esto, debes animarte a delegar cada vez más cosas. Irás detectando nuevas oportunidades a medida que te vayas acostumbrando.

Paso 4: convertir la delegación en un hábito

La falta de costumbre hace que no sepas exactamente qué delegar. El objetivo es, por lo tanto, que incorpores el hábito, para ir derivando cada vez más cosas a tu Asistente Virtual.

No te preocupes si al principio no sabes; es un aprendizaje, como cualquier otro. Cuando aprendas a delegar, estarás haciendo algo muy importante por tu negocio, porque te beneficiará a nivel personal y profesional.

Pero hay que desarrollar ese arte, el arte de saber delegar. Y, como todo en la vida, el arte se va formando con el tiempo y con la práctica.

Paso 5: enfocarse en lo más importante... y delegar el resto

Cuando no tienes un sistema de organización del tiempo y, sumado a eso, no cuentas con una persona que te ayude, pasas el día haciendo las cosas a medida que se presentan. También puedes estar desorientado a la mañana, cuando no sabes cómo empezar.

Por eso, conviene tener un sistema de organización del tiempo, que te permita gestionarlo de manera inteligente.

• GTD (Getting Things Done): es el famoso método de gestión de actividades de David Allen. Se basa en la creación de listas de acciones específicas para cada tarea. El sistema ayuda a ser una persona más productiva, porque abarca 5 principios: recolectar, procesar, organizar, revisar y hacer.

• ZTD (Zen To Done): es una variante simplificada del GTD. Ayuda a identificar las tareas prioritarias.

Yo aprendí primero con el GTD de David Allen, luego simplifiqué con el sistema ZTD que está basado en el de Allen pero es más sencillo. Y con ese me manejo hoy en día. Te lo recomiendo mucho. ZTD Zen To Done: The Simple Productivity E-Book!

Estos sistemas de organización del tiempo sirven para crear listas de tareas. Con ellas, puedes detectar las acciones prioritarias, que tienes que hacer sí o sí para lograr tus metas. En eso tienes que enfocarte, para poder delegar el resto.

Si no tienes un sistema de organización del tiempo, va a ser más difícil. Por eso, es importante aplicar alguna de estas metodologías.

Paso 6: Prueba con este ejercicio

Tal como mencioné en el paso 1, te recomiendo ahora que hagas un ejercicio.

• Lleva, durante una semana, un registro donde detalles lo que haces cada día. Cuando termine el período, lee tu listado. En ese momento te darás cuenta de todas las tareas que podrías estar delegando. ¡Seguramente te asombrarás!

• Otra opción es pasarle ese registro a tu Asistente Virtual o a la que quieras contratar. Pregúntale, de ese listado, qué cosas puede hacer y cuáles no. Ella te ayudará a detectar qué te conviene delegar y cómo pueden organizarse mejor.

No estarás sólo, tu Asistente Virtual está acostumbrada a ayudar a personas como tú. Ahora cuentas con su colaboración para hacer estas tareas.

Cuando adquieras el hábito de delegar, vas a ir cada día detectando más tareas que ella puede hacer por ti. En ese momento, HABRAS APRENDIDO a SIMPLIFICAR TU VIDA.

¿Dudas? ¿Ganas de compartir tu experiencia trabajando con una VA? Lo que sea que desees compartir, déjame tu comentario abajo. Tu aporte es muy valioso!!

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