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20/12/2018

¿Cómo destruir documentos confidenciales correctamente?

 

El 25 de mayo de 2018 entró en vigor el nuevo Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), que es de obligado cumplimiento para las empresas, y que tiene el principal objetivo de garantizar la protección y la confidencialidad de los datos de clientes, usuarios y empleados.

Uno de los elementos a los que más atención presta el nuevo RGPD, es al proceso de destrucción de documentos, que debe llevarse a cabo teniendo en cuenta las directrices marcadas por el propio Reglamento General de Protección de Datos, para asegurar la confidencialidad de los datos personales de terceras personas que pueda manejar una empresa.

Algo importante, puesto que son muchas las empresas que almacenan una amplia cantidad de documentos con datos personales y confidenciales de clientes, empleados, proveedores o usuarios, que con el paso del tiempo han quedado inservibles, y se ven obligadas a su eliminación, no solo para aumentar el espacio disponible en sus archivos, sino también para no poner en riesgo el cumplimiento del RGPD.

De lo contrario, aquellas empresas que incumpliesen este nuevo reglamento de protección de datos, podrían enfrentarse a sanciones de entre 10 y 20 millones de euros, o de entre el 2% y el 4% de su facturación anual.

 

¿Cómo destruir documentos confidenciales correctamente?

El proceso de destrucción de documentos confidenciales por parte de las empresas, debe llevarse a cabo en base a la norma UNE-EN 15713, que marca las directrices para la destrucción de la información de manera segura.

Esto significa que todas aquellas empresas que procedan a la destrucción de documentos confidenciales, a través de los métodos convencionales, y sin tomar ninguna medida de precaución, podrían correr el riesgo de incumplir el RGPD, enfrentándose a las pertinentes sanciones ya comentadas.

Este tipo de empresas proceden a la destrucción de documentos, utilizando para ello una máquina trituradora de papel

Dicho esto, de entre las diferentes opciones disponibles para destruir documentos, el Reglamento General de Protección de Datos recomienda externalizar este servicio a una empresa especializada en la destrucción de documentos.

La razón no es otra que estas empresas están en disposición de ofrecer un servicio de destrucción de documentos de calidad profesional y con una total garantía. Además, este tipo de empresas se encargan también de la recogida de los documentos, así como de la implantación de una serie de contenedores especiales, que cumplen con los requisitos exigidos por el RGPD, en los que se tendrán que insertar los documentos que haya que destruir.

Es importante que la empresa subcontratada para la realización de este servicio, emita un certificado de destrucción de documentos una vez finalizado el proceso, que sirva como justificante de que la destrucción se ha llevado a cabo de la manera adecuada, garantizando la ilegibilidad de los documentos, y eliminando cualquier posibilidad que permitiese volver a acceder a los datos que almacenaban dichos documentos.

Este tipo de empresas proceden a la destrucción de documentos, utilizando para ello una máquina trituradora de papel, que se muestra como la opción más segura al destruir datos confidenciales, cumpliendo además con lo establecido en el RGPD.

Es importante que sean las propias empresas las que se preocupen de gestionar y proteger la confidencialidad de los datos de los documentos que almacenen, ya que tal y como establece el Reglamento General de Protección de Datos, serán ellas las responsables en caso de que se produjese cualquier violación de los datos personales de clientes, usuarios o empleados.

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