Tres consejos para reducir la duración de las reuniones a la mitad

Por José María Vilar-Sancho Raga, Portavoz y Sales Manager de Polycom Iberia

Las reuniones mal planificadas (y ejecutadas) no sólo carecen de sentido, sino que a menudo reducen  la productividad. Todos hemos estado en esas situaciones, la atención de los asistentes se disipa y acaban marchándose de la reunión pensando que fue una pérdida de tiempo.

Sin embargo, una reunión bien organizada puede proporcionar beneficios significativos a todo el equipo, incluyendo una oportunidad para que los líderes compartan información y puedan darse cuenta del nivel de comprensión y aceptación por parte de su equipo. Los resultados son acuerdos productivos y de colaboración.

Existen diversas fórmulas que ayudan a que las reuniones sean rápidas y eficaces. Vamos a ver tres consejos fáciles de poner en práctica:

La agenda sirve como hoja de ruta para que todos los involucrados, incluyendo los directivos,  tengan claro cómo se va a desarrollar la reunión. Por ejemplo, se pueden crear turnos de palabra de 5 minutos cada uno para que se presenten o informe de los temas previamente establecidos Se sabe quién va a hablar, en qué orden, por cuánto tiempo y sobre qué asunto. Después también puede haber un tiempo establecido para debatir o comentar cada tema.

Dar un tiempo muy ajustado a cada una de las presentaciones obliga a las personas que las tienen que preparar a decidir sobre su contenido, meditarlo, centrarse en lo importante y descartar lo superfluo. Además tendrán que practicar incluso cronometrándose para no exceder el límite de tiempo.

Para que la gente respete la agenda y las limitaciones de tiempo, es crucial mantenerse firme, independientemente de lo importante que alguien piense que puede ser su información. Para facilitar esto, se pueden dar avisos cuando falta poco para que el tiempo se agote, por ejemplo, con un sonido o una señal sutil cuando la persona que está hablando ha consumido la mitad de su tiempo, cuando le faltan dos minutos para acabar, etc. Y llegado el momento final, la presentación debe cortarse sin más.  

¿Qué suele fallar a la hora de tener reuniones efectivas?

Seguir estos consejos puede acortar  la duración de las reuniones hasta la mitad, pero hay que poner los medios para que se pueda cumplir la agenda establecida. El acceso a la tecnología y su facilidad de uso nunca deben ser el talón de Aquiles, aunque a menudo lo son.

Incluso con la mejor planificación y estrategia, todo se verá frustrado si el presentador tiene problemas para acceder al contenido que necesita, como una presentación o un vídeo. Esto también nos ha pasado a todos, que hemos perdido un tiempo precioso, como ponentes o como oyentes, tratando de encontrar el cable correcto y la forma de conectar el dispositivo. Cuando el presentador sólo tiene 7 minutos, no puede permitirse el lujo de perder gran parte de su tiempo tratando de poner el contenido en la pantalla correcta.

Conclusión: Las reuniones deben ser encuentros productivos que reúnan a los equipos para abordar cuestiones, mantener a la gente en la misma línea y fomentar nuevas colaboraciones, pero esto solo se cumple cuando la empresa está bien preparada y cuenta con las herramientas adecuadas.